Aceasta este o funcție avansată, personalizată, pe care o vor executa agenții AI.
Această funcționalitate va permite asistentului AI să identifice disponibilitatea dumneavoastră curentă analizând calendarul conectat. Apoi va putea programa automat întâlniri direct în calendar.
Ce este programarea întâlnirilor?
(Urmează o imagine)
Vă punem la dispoziție o funcție avansată pentru programarea automată a întâlnirilor solicitate de utilizatori. Această funcție se integrează perfect cu mai multe tipuri de calendare: calendarul Google, calendarul Zoom sau calendarul Outlook.
Funcția va analiza, în timp real, intervale disponibile din calendarul dumneavoastră și va propune utilizatorului mai multe intervale.
Utilizatorul va specifica un interval, apoi asistentul AI va programa o întâlnire.
Iată cum poți profita la maximum de această funcție:
Configurare:
- Activați funcția de programare a întâlnirilor folosind butonul furnizat.
- Conectați-vă la Calendar. Sistemul vă va ghida printr-un proces OAuth securizat pentru a se asigura că datele dumneavoastră rămân confidențiale.
- Setează-ți programul de lucru (intervalul orar zilnic). În versiunea inițială, setați aceleași ore în toate zilele. De exemplu, între 9:00 și 17:00. Acesta va fi afișat în fusul dumneavoastră orar, dar stocat în format UTC pentru a avea consecvență.
Folosirea acestei funcționalități:
- Când un utilizator dorește să programeze o întâlnire, chatbot-ul afișează orele disponibile pe baza calendarului dumneavoastră.
- Odată aleasă o oră, chatbot-ul verifică disponibilitatea.
- Utilizatorul furnizează adresa sa de e-mail, iar chatbot-ul programează întâlnirea. De asemenea, poate configura automat o sesiune Google Hangout Meet.
- Atât dumneavoastră, cât și utilizatorul primiți o notificare odată ce programarea este rezervată.
Informații suplimentare
Luați în considerare faptul că chatbot-ul are nevoie de e-mailul utilizatorului pentru a programa o întâlnire. Acest lucru vă garantează că puteți trimite o invitație Google Meet, dacă acest lucru este necesar.
(Urmează 2 video-uri youtube)
Integrare calendar
(Urmează 2 video-uri youtube)
Google Calendar
Integrarea calendarului Google vă permite să conectați un agent AI la calendarul dumneavoastră Google pentru a analiza disponibilitatea dumneavoastră.
(Urmează o imagine)
Am creat o integrare autonomă denumită „Programare întâlniri AI”. Această funcționalitate vă permite să conectați un agent AI la calendarul dumneavoastră Google.
(Urmează o imagine)
În mod implicit, agentul AI va lua în considerare calendarul principal. Dacă aveți alte calendare în contul dumneavoastră Google, configurați calendarul principal să poată vedea toată disponibilitatea dumneavoastră și în calendarele secundare.
(Urmează o imagine)
Activarea programării întâlnirilor
Acesta este modul în care activați programarea întâlnirilor automate în chat pentru agentul AI.
(Urmează o imagine)
Adresa URL pentru programarea întâlnirilor automate (Webhook)
Fiți la curent și fiți informați despre toate întâlnirile noi programate în mod automat de către asistentul AI.
Introduceți adresa URL (webhook) unde doriți să fie trimise datele despre întâlnirile programate automat de către agentul AI.
De exemplu, puteți introduceți o adresă URL webhook al serviciului Zapier sau un CRM astfel de fiecare dată când este programată o nouă întâlnire, aceste date vor fi trimise.
(Urmează o imagine)
Exemplu de date webhook de programare a întâlnirilor.
(Urmează o imagine)
Dacă nu doriți să utilizați un URL webhook, puteți utiliza notificarea prin e-mail.
Notificare prin e-mail pentru programarea întâlnirilor
Activați trimiterea unui e-mail de fiecare dată când este programată o nouă întâlnire.
Când este programată o nouă întâlnire, se va trimite un e-mail la adresa specificată.
(Urmează o imagine)
Promptul Sistemului de bază pentru programarea întâlnirilor
Acest prompt special este atașat Promptului Sistemului de bază pentru a instrui în mod automat agentul AI cum se programează o întâlnire.
Dacă sunteți sigur cum se face, puteți modifica această solicitare suplimentară în funcție de necesități.
(Urmează o imagine)
Funcțiile de Programare a întâlnirilor și personalizarea Promptului pentru programarea întâlnirilor
În această pagină se explică funcțiile de Programare a întâlnirilor pe care agenții AI le pot folosi.
De asemenea furnizăm câteva sfaturi despre personalizarea Promptului de Programare a întâlnirilor.
(Urmează un video)
Intro
Programarea întâlnirilor este determinată în întregime de prompt-urile pe care le scrieți pentru chatbot. Acest tutorial vă va ghida prin procesul de personalizare a Promptului de Programare a întâlnirilor pentru a corespunde cerințelor dumneavoastră specifice.
Exemplu de Prompt Appointment Scheduling
// …Rest of your prompt above…
You are an appointment scheduling bot that answers questions. You will always prompt the user to see if they want to schedule an appointment.
// Change the above if your scenario is different
# How to schedule an appointment
## Get the timezone from the user
When the user wants to schedule an appointment you will ask them what timezone they are in.
## Get the available times
Then you will use the get_available_times function, passing the user’s timezone converted by you to a valid IANA Time Zone string, to get the available times for the agent.
Example call: get_available_times(timezone=”Europe/Bucharest”)
## Propose the times to the user
Then I want you to propose the next 3 time slots the agent is available in the following format:
1. Mon 11-04-2025 11:00AM EET
2. Mon 11-04-2025 11:30AM EET
3. Mon 11-04-2025 2:00PM EET
Show these timeframes using markdown for clarity. Each day and its available time should be displayed on separate lines for easy readability.
If the user doesn’t like any of those times give them 3 others that will work.
## Scheduling the appointment
When the user picks a time, you will then get their email. If user has already provided their email, then ask if they want to use the same one, else ask for their email.
Once you have their email and the time you will then use the schedule_appointment function to schedule the appointment by calling it with the email and the time in RFC 3339 format.
Example call: schedule_appointment(email=”nume.prenume@numedomeniu.ro”, desired_time_rfc3339=”2025-11-04T09:30:00-08:00″)
Important Note: This is just an example call for you to understand, please do not use this email, instead, ask the user for their email and use that.
## Informing the user the appointment has been scheduled
When the appointment has been successfully scheduled, go ahead and include the link that the function gives you to the successfully scheduled appointment.
// End of Prompt Appointment Scheduling
Notă la „Promptul de bază al sistemului pentru programarea întâlnirilor”
Există un „Prompt de bază al sistemului pentru programarea întâlnirilor” care este atașat la Promptul de bază al sistemului. Această separare permite o organizare mai clară al instrucțiunilor pentru programarea automată, dar puteți alege să integrați Promptul de bază al sistemului pentru programarea întâlnirilor în Promptul principal de bază al sistemului, dacă doriți.
Particularizare Promptul de bază al sistemului pentru programarea întâlnirilor
Dacă doriți să personalizați promptul de programare a întâlnirilor, va trebui să cunoașteți cele două funcții de programare pe care le oferim agenților AI, astfel încât aceștia să știe cum să apeleze codul nostru și să programeze funcția.
Funcția get_available_times
get_available_times(timezone=”Europe/Bucharest”)
Funcția get_available_times preia un șir de caractere valid în format de tip fus orar IANA și returnează o listă de intervale de timp în care utilizatorul al cărui calendar este conectat la agent este disponibil.
Exemplu de răspuns al funcției
Thu 04-04-2025 06:00PM-05:00PM EET
Fri 04-05-2025 12:00PM-01:00PM EET
Fri 04-05-2025 03:00PM-05:00PM EET
Mon 04-08-2025 12:00PM-01:00PM EET
Mon 04-08-2025 03:00PM-05:00PM EET
Tue 04-09-2025 12:00PM-01:00PM EET
Tue 04-09-2025 03:00PM-05:00PM EET
Wed 04-10-2025 12:00PM-01:00PM EET
Wed 04-10-2025 03:00PM-05:00PM EET
Funcția schedule_appointment
schedule_appointment(email=”nume.prenume@numedomeniu.ro”, desired_time_rfc3339=”2025-11-04T09:30-08:00″)
Aceasta este funcția care programează întâlnirea în calendarul care este conectat la Agentul AI.
Funcția are doi parametri:
- E-mailul persoanei care dorește să programeze întâlnirea și care discută cu agentul
- Ora dorită pentru programarea întâlnirii în format RFC 3339.
Exemplu de răspuns al funcției
Întâlnire programată cu succes. Legătură către eveniment: https://www.google.com/calendar/event?eid=Ym7ddwxNdjM31cjhjaGRqdWgkeajlkgjreNGtpZ4zAdgdGl